Zeitmanagement: Methoden, Tipps & Strategien für besseres Zeitmanagement

Zeit ist eine unserer kostbarsten Ressourcen. Trotzdem scheint es oft so, als würde sie uns durch die Finger gleiten. Wir hetzen von einer Aufgabe zur nächsten, jonglieren private und berufliche Verpflichtungen und fragen uns am Ende des Tages oder auch des Jahres, wo denn die ganze Zeit schon wieder hin ist. 

In diesem Artikel werden wir uns deswegen ansehen, welche Vorteile ein gutes Zeitmanagement hat. Außerdem werde ich dir einige bewährte Strategien und Tipps mit auf den Weg geben, die dir dabei helfen, dein Zeitmanagement in den Griff zu kriegen. 

Wieso sollte ich meine Zeit überhaupt managen?

Unsere Zeit wird immer gemanagt. Der Unterschied liegt darin, ob wir es selbst, bewusst und sinnvoll machen, oder ob wir andere über unsere Zeit entscheiden lassen. Vielleicht denkst du dir jetzt: “Aber ich entscheide doch selbst, was ich wann mache?” 

Ganz so einfach ist das dann doch nicht. Oft haben wir bestimmte Verhaltensweisen, Abläufe oder Aufgaben schon stark in unserem Unterbewusstsein verankert. Es fällt uns schlicht nicht auf, dass diese Handlungsweisen nicht dazu beitragen, unsere Ziele zu erreichen – oder sie uns im schlimmste Fall sogar von ihnen entfernen. 

Das eigene Zeitmanagement kritisch zu betrachten und sich ehrlich mit den eigenen Zeitfressern auseinanderzusetzen ist etwas, was wirklich jeder von Zeit zu Zeit machen sollte. Dabei ist es egal, ob du Schüler, Student, Selbstständiger oder Angestellter bist. 99,9 % der Menschen haben in ihrem Leben Zeitfresser, an denen man arbeiten kann.

Wenn man das eigene Zeitmanagement im Griff hat, dann hilft einem das nicht nur beruflich oder schulisch, sondern in allen Lebensbereichen. Da du lernst, besser zu priorisieren, deine Workload realistisch einzuschätzen und vor allem ehrlich zu dir selbst zu sein, wird es dir leichter fallen, bessere Entscheidungen zu treffen und es dir einzugestehen, wenn du in manchen Bereichen einfach nur Zeit verschwendest. 

Besseres Zeitmanagement: Vorteile 

Neben den bereits genannten hat gutes Zeitmanagement noch weitere Vorteile:

• Effizientes Arbeiten: Indem du deine Aufgaben besser planst und organisierst, können Zeitfresser und unnötige Verzögerungen eliminiert werden. Dadurch steigt auch deine Produktivität.
• Weniger Stress: Hast du mal den Dreh für einen gut strukturierten Zeitplan raus, dann kann dir das dabei helfen, weniger gestresst zu sein. Gutes Zeitmanagement gibt dir eine klare Vorstellung davon, was wann zu tun ist. So wird das Gefühl von Überforderung verringert und ein ruhigeres Arbeitsumfeld geschaffen.
• Zielerreichung: Durch effektives Zeitmanagement fällt es dir leichter, Prioritäten zu setzen und dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Außerdem kann es dir dabei helfen, deine langfristigen Ziele im Auge zu behalten und regelmäßige Fortschritte zu machen.
• Du triffst bessere Entscheidungen: Gutes Zeitmanagement bedeutet auch, dass man genug Zeit hat, Entscheidungen sorgfältig zu treffen und ausreichende Überlegungen anzustellen. Das minimiert Fehler und führt auf lange Sicht zu besseren Ergebnissen.
• Mehr Flexibilität: Wenn du deine Woche oder deine Monat im Voraus planst, dann kannst du dir Spielraum für unvorhergesehene Ereignisse oder Änderungen in deinem Zeitplan schaffen. Indem du Aufgaben nicht mehr in letzter Minute erledigst, sondern gemäß deines Zeitplans, kannst du besser auf unerwartete Situationen reagieren, ohne, dass dein gesamtes Zeitmanagement durcheinander gerät. 
• Selbstverbesserung: Wenn du dir bewusst machst, wie du deine Zeit verbringst, kannst du damit auch deine Gewohnheiten, Arbeitsmuster und deine Produktivität analysieren. Das ermöglicht es dir, eventuelle ineffiziente Arbeitsweisen und Verhaltensweisen zu erkennen und zu verändern. 

5 Zeitmanagement-Methoden für mehr Produktivität

Pomodoro-Methode

Die Pomodoro-Methode basiert auf dem Prinzip, Arbeit in festgelegte Intervalle aufzuteilen, um Produktivität und Konzentration zu steigern. Sie hilft vor allem jenen Personen, die Schwierigkeiten damit haben, mit der Arbeit anzufangen, weil sie sich vom Umfang einer Aufgabe überfordert fühlen. Indem man sich vornimmt, erstmal nur diese 25 Minuten zu erledigen, kann man das eigene Gehirn austricksen. Ist man dann schon am Arbeiten, fällt es weniger schwer, die Tätigkeit einfach weiterzumachen.

So funktioniert es: Stelle einen Timer auf 25 Minuten. In diesem Zeitraum konzentrierst du dich vollständig auf deine Aufgabe. Nach Ablauf des Timers machst du eine kurze Pause von 5 Minuten. Stehe während dieser Pause von deinem Schreibtisch auf und bewege dich ein bisschen. Es ist wichtig, dass du dabei deine Gedanken entspannst. Diese 25-5 Minuten Zyklen wiederholst du dann 4-mal. Danach kannst du eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten machen. 

Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip dient vor allem dazu, Prioritäten zu setzen und Aufgaben effizient zu organisieren. Unterschieden wird in 4 Kategorien:

• Dringend und wichtig: Diese Aufgaben haben höchste Priorität. Sie haben direkte Auswirkung auf deine Ziele und erfordern daher sofortige Aufmerksamkeit.
• Wichtig, aber nicht dringend: Aufgaben mit langfristiger Bedeutung. Sie sollten geplant und in Ruhe angegangen werden.
• Dringend, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sorgen oft für Ablenkungen und nehmen viel Zeit in Anspruch. Versuche, sie so gut wie möglich zu delegieren oder zu eliminieren, damit du deine Konzentration auf wichtigere Aufgaben lenken kannst.
• Nicht dringend und nicht wichtig: Diese Dinge sind in den meisten Fällen Zeitverschwendung und sollten daher vermieden oder stark minimiert werden.

Getting Things Done (GTD)

Die Getting Things Done Methode von David Allen hat zum Ziel, das Gedächtnis zu entlasten und so den Fokus zu verbessern. 

1. Aufgaben erfassen: Sammel erstmal alle Aufgaben, Idee, Verpflichten und Informationen die in deinem Kopf herumschwirren an einem Ort. Egal ob in Form einer Liste oder mit digitalen Tools. Die Hauptsache ist, dass es mal aus deinem Kopf raus ist.
2. Aufgaben analysieren: Gehe die Informationen Schritt für Schritt durch und überlege dir bei jeder Aufgabe:
   1. Ist sie wichtig?
   2. Muss das erledigt werden?
   3. Muss ich dafür selbst etwas tun oder kann ich das delegieren?
3. Aufgaben organisieren: Der nächste Schritt ist die Organisation der Aufgaben und Informationen in Kategorien oder Listen. Dafür kannst du Projektlisten, Kontextlisten oder auch Kalendereinträge nutzen – du musst dein System verstehen und damit zurechtkommen.
4. Prioritäten setzen: Bestimmte die Priorität und Dringlichkeit jeder Aufgabe und achte dabei auf die Faktoren Zeit, Ressourcen und persönliche Vorlieben.
5. Regelmäßige Überprüfung: Überprüfe und aktualisiere deine Aufgabenlisten regelmäßig. Nur so kannst du sicherstellen, dass du immer deinen aktuellen Anforderungen gerecht wirst.

Eat the frog

Beim Eat the Frog Prinzip geht es darum, die unangenehmste oder schwierigste Aufgabe zuerst anzugehen, anstatt sie aufzuschieben oder zu vermeiden. Dafür musst du deine Frosch-Aufgabe erstmal identifizieren. Finde heraus, welche Aufgabe eines Projekts du als besonders unangenehm oder herausfordernd empfindest, denn genau diese Aufgabe ist oft mit einem gewissen Widerstand verbunden, der dann zu Prokrastination führt.

Beginne deinen Tag oder deine Arbeitszeit dann mit dieser Frosch-Aufgabe. Das ist im ersten Moment vielleicht nervig, aber indem du diese Aufgabe erledigst, erzeugst du eine positive Dynamik und hast direkt ein Erfolgserlebnis. Außerdem kannst du dich darauf freuen, dass du die schlimmste Aufgabe hinter dir hast und dir die anderen Aufgaben mehr Freude machen. 

Pareto-Prinzip

Das Pareto Prinzip beruht auf dem Ansatz, dass 80 % der Ergebnisse aus etwa 20 % der Ursachen resultieren. Es kann dabei helfen, sich auf die wesentlichen 20 % zu konzentrieren, die den größten Nutzen oder den größten Einfluss auf die Aufgabe haben, anstatt Zeit und Energie auf die weniger bedeutsamen 80 % zu verschwenden. 

Dieses Prinzip kann vor allem all jenen helfen, die mit Perfektionismus zu kämpfen haben oder Projekte ewig durchdenken, damit sie ja alles überlegt haben, nur um dann doch nicht zu starten, weil sie von der Masse an Informationen, die sie gesammelt haben, überfordert sind. 

9 Regeln für besseres Zeitmanagement

Sorge für eine ordentliche Arbeitsumgebung

Bestimmt ist unter den Lesern dieses Artikels die ein oder andere Person, die überzeugt ist, dass ihr Gehirn erst im Chaos gut arbeiten kann. Für die allermeisten gilt aber: Cleane und störungsfreie Umgebung bedeutet besserer Fokus und damit auch besseres Zeitmanagement. 

Wenn du vor dem Arbeiten erstmal deinen ganzen Kram zusammensuchen musst und dir fast schon Platz auf dem Schreibtisch frei schieben musst, weil so viel unnötiges Zeug herumliegt, dann kann es gut sein, dass dich alleine das schon vom Arbeiten abhält. 

Je unordentlicher dein Arbeitsbereich ist, desto mehr potenzielle Ablenkungen hast du. Versuche also, deinen Arbeitsbereich so minimalistisch und ordentlich wie möglich zu halten. Lernen und Arbeiten macht mehr Spaß, wenn man es in einer Umgebung tut, in der man sich wohlfühlt. 

Hör auf mit Multitasking

Multitasking klingt im ersten Moment zwar produktiv, ist aber in den meisten Fällen das genaue Gegenteil. Wenn du ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her wechselst, hat dein Gehirn nicht die Chance, sich so richtig in eine Sache hineinzuarbeiten.  Damit wird es schwieriger, Aufgaben konzentriert und effizient zu erledigen. Zusätzlich nimmst du dir damit die Möglichkeit, überhaupt in den Flow zu kommen.  

Setze Prioritäten

Um effektiv arbeiten zu können, musst du wissen, wofür du dich überhaupt anstrengst. Du weißt nicht genau, was deine Ziele sind?

• Welche Ansprüche hast du an dich selbst?
• Was willst du im Leben / im Beruf, oder im Studium erreichen?
• Was willst du lernen?

Wenn du diese Fragen mal für dich beantwortet hast, ist es auch einfacher, Prioritäten zu setzen. Schon eine kleine Liste mit 8–10 Wünschen und Zielen kann dabei helfen, deinen Alltag besser zu strukturieren. Zusätzlich kannst du die ausformulierten Ziele gleich mit Aufgaben und bestenfalls einem Datum verbinden, um besser in die Umsetzung zu kommen. 

Halte dich nicht mit Aufgaben auf, die nicht gemacht werden müssen

Um nicht wie ein kopfloses Huhn herumzurennen und am Ende des Tages Zeit mit unnötigen Aufgaben verschwendet zu haben, solltest du Struktur in deine Aufgaben bringen. Frag dich also immer:

• Wann sollte ich welchen Arbeitsschritt machen?
• Gibt es Dinge, die erledigt werden müssen, bevor ich weitermachen kann?
• Können Aufgaben kombiniert werden?
• Können bestimmte Aufgaben gebündelt delegiert werden?

Teile große Aufgaben in kleinere Portionen auf

Stell dir vor, du willst den Mount Everest besteigen. Vielleicht bist du die absolute Ausnahme und rennst den Berg in einem Stück rauf – für die meisten Menschen wird es aber zielführender sein, den Berg in Etappen zu besteigen. Genau so ist es auch mit großen Aufgaben. Sie stehen manchmal wie ein unbezwingbarer Berg vor uns und die Versuchung ist groß, einfach davor zu kapitulieren. 

Teilt man die Aufgabe in kleine Happen auf, so schrumpft dadurch auch die Angst. Anstatt die riesige Stoffmenge, die man für eine Uni-Prüfung können muss, panisch anzusehen, beginne erstmal mit einem Kapitel. Anstatt dir den Kopf über deinen Online-Shop zu zerbrechen, überlege dir erstmal kleine Zwischenschritte, die du erledigen kannst. 

Erledige wichtige (oder unbeliebte) Aufgaben zuerst 

Egal ob in der Selbstständigkeit, im Berufsleben oder beim Lernen. Jeder hat diese Aufgaben, die er am liebsten in die hinterste Ecke vom Schreibtisch schieben oder direkt aus dem Fenster werfen würde. Leider ist das meistens nicht einfach so möglich. Wir müssen also einen Weg finden, diese Aufgaben so schlau wie möglich zu erledigen.

Wenn du weißt, dass du eine wichtige Aufgabe erledigen musst, dann kann es hilfreich sein, sich die am Vorabend direkt am Schreibtisch prominent zu platzieren. Also wirklich so, dass du sie gar nicht ignorieren kannst. Dann denkt man sich: Ach, wenn das jetzt schon da liegt, dann kann ich das ja auch gleich erledigen. 

So ist es einfacher, den inneren Schweinehund zu überwinden, als wenn man erst noch alles herrichten muss und währenddessen darüber nachdenkt, wie wenig Lust man auf die Tätigkeit hat. 

Passe dein Zeitmanagement an deinen Biorhythmus an

Die wenigsten Menschen können den ganzen Tag über 100 % Leistung bringen. Während manche am frühen Vormittag besonders produktiv sind, können andere erst Abends oder Nachts so richtig konzentriert arbeiten. 

Finde heraus, wann du deine besonders produktive Zeit hast und passe deine Aufgaben entsprechend daran an. Wenn du noch nicht so genau weißt, ob du wirklich zu einer bestimmten Uhrzeit produktiv bist oder ob du schlicht deine Aufgaben immer nur bis dahin aufschiebst, dann kannst du mal eine Zeit lang einen Zeit-Tracker führen, in dem du auch notierst, wie du dich fühlst während du die Aufgabe erledigst.

So kannst du Muster erkennen und besonders anspruchsvolle Aufgaben in den Zeitraum legen, in dem du am leistungsfähigsten bist. 

Versuche so einfach wie möglich zu denken

Wir Menschen neigen oft dazu, Dinge viel zu sehr zu verkomplizieren. Das führt dann dazu, dass wir Energie an Aufgaben verschwenden, die uns unseren eigentlichen Zielen überhaupt nicht näher bringen. Deshalb sollte man von Zeit zu Zeit einen mentalen Frühjahrsputz machen, bei dem man ehrlich reflektiert:

• Was ist gerade wirklich wichtig für mich?
• Was kann ich heute / diese Woche / diesen Monat tun, um meine Ziele zu erreichen?
• Welche Aufgaben müssen dringend erledigt werden?
• Welche 20 % der Aufgabe sorgen für 80 % des Erfolgs?

Besprich dich mit anderen

Manchmal steckt man so tief in seinen eigenen Gedanken drin, dass man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht. In solchen Momenten kann es helfen, mit anderen darüber zu reden und sie gegebenenfalls um Rat zu fragen. 

Aber selbst wenn du dir deine Themen einfach nur von der Seele redest, kann das oft schon reichen, um Klarheit zu schaffen. Es ist ähnlich wie bei der unlösbaren Mathematik-Aufgabe: Sobald man sich das Problem und die Schritte zur Lösung, die man bis jetzt hat, laut vorsagt, kommt auf einmal der Aha-Moment und alles ist gleich viel weniger kompliziert. 

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Zeitmanagement verbessern: Häufige Fragen